www.dokumenty.pl

Wyeliminowanie dokumentów papierowych w procesie zarządzania przedsiębiorstwem gwarantuje wiele korzyści w każdej dziedzinie jego działalności. Możliwość udostępnienia zasobu w wersji elektronicznej zapewnia ciągły dostęp do informacji przy jednoczesnym skróceniu czasu koniecznego na wyszukiwanie i przetwarzanie informacji. Zarządzanie dokumentami w postaci cyfrowej to obniżenie kosztów składowania dokumentacji papierowej i eksploatacji urządzeń drukujących poprzez pominięcie procesu powielania. Pociąga to za sobą jeszcze jeden, bardzo ważny aspekt wpływający na zmniejszenie produkowanych odpadów – ochronę środowiska.

Dokładna analiza środowiska dokumentowego gwarantuje określenie precyzyjnej strategii wdrożenia kompletnego rozwiązania Enterprise Content Management (ECM), na które składa się wiele procesów, poczynając od skanowania (patrz: Skanowanie to dopiero początek - budujemy system do pracy z dokumentem elektronicznym.), aż po np. automatyzację akceptacji faktur w elektronicznym obiegu dokumentów. Zarówno mechanizmy pozyskiwania dokumentów do archiwum, jak i ostateczne procesy automatyzacji i przetwarzania wdrożone w organizacji warunkują wybór właściwego środowiska do pracy z dokumentem elektronicznym – repozytorium jako podstawy, na której zbudujemy cały mechanizm zarządzania dokumentacją w firmie.

Tu dość istotna uwaga, która dotyczy organizacji, w których rozwiązanie klasy ECM może być wdrożone. Jeszcze dwa lata temu na tego typu środowisko pracy pozwolić mogły sobie wyłącznie duże korporacje czy instytucje, gdzie tysiące dokumentów przetwarzane były przez setki użytkowników. Dzisiaj z tej samej platformy korzystać mogą firmy do 10 czy 20 pracowników. (patrz: Dokumenty w Twojej Firmie.) Dodatkowo oferta finansowa pozwala na to, że klient nie musi inwestować w sprzęt, oprogramowanie czy licencje, całość dostarczana jest jako usługa zapewniająca gwarancję działania i wsparcia dla całego procesu przetwarzania dokumentów. Na tych samych zasadach zapewnia się obsługę wykwalifikowanych specjalistów czy doświadczonych operatorów.

W procesie analizy określana jest platforma sprzętowo – systemowa, na której osadzimy nasze środowisko pracy. W zależności od wielkości zasobu, ilości użytkowników i docelowo określonych procesów, analiza wskaże nam właściwy silnik bazy danych, która pozwoli na stworzenie należycie zaindeksowanego zasobu. Przeszukiwanego wg określonych reguł, pól opisu – metadanych, zawartości dokumentów tekstowych z wykorzystaniem operatorów logicznych, przy zachowaniu polskiej składni językowej. Dla małej czy średniej firmy ma to ogromne znaczenie, gdyż nie każda z nich może pozwolić sobie na drogie, zaawansowane mechanizmy bazodanowe. Można je zastąpić darmowymi bazami, które przy zastanym zasobie niewielkiego przedsiębiorstwa gwarantują wysoką wydajność systemu. Wyszukiwanie informacji to czas, który jest najbardziej marnotrawiony w procesie przetwarzanie dokumentów papierowych. Wprowadzenie elektronicznej bazy wiedzy w organizacji pozwala na skrócenie czasu wyszukiwania aż o 90%! Co w przypadku np. firm prawniczych pozwala na obsługę większej ilości spraw, a co za tym idzie poprawienie rentowności takiej kancelarii.

Na etapie analizy zostają określone sposoby pozyskiwania dokumentów w archiwum z podziałem na rodzaj urządzenia skanującego, masowego zasilania zasobu plikami dokumentów np. w formacie PDF z dodatkową informacją określającą ich unikalne parametry oraz warstwą tekstową po przetworzeniu obrazu w procesie OCR. Dodatkowo przypadki zastosowania interfejsu użytkownika: WWW, aplikacji klienckiej umożliwiającej ładowanie dokumentów bezpośrednio z oprogramowania używanego do pracy z dokumentami, np. z pakietu MS Office, czy pulpitu systemowego, np. Windows.

Jednak to dopiero sam mechanizm przechowywania dokumentów, który zapewnia dostęp do nich na różne sposoby, warunkuje możliwości jego wykorzystania i rozbudowy w kierunku przetwarzania dokumentacji w wersji elektronicznej i budowy procesów obiegu i przetwarzania informacji. Mechanizm taki musi zapewnić bezpieczeństwo dokumentów i spójność przechowywanych informacji bez względu na to czy zastosowane rozwiązanie ma charakter centralny czy rozproszony. To rozwiązanie gwarantujące wyeliminowanie ryzyka utraty wartości intelektualnych przedsiębiorstwa w przypadku fluktuacji kadry pracowniczej.

Bezpieczeństwo elektronicznego repozytorium rozpatrywać można w zakresie dostępu do archiwum jak i zarządzania i kontroli nad samym zasobem. Bezpieczny dostęp do przede wszystkim dostęp szyfrowany, a w przypadku rozwiązań stworzonych w technologii WEB wykorzystanie protokołu SSL to dzisiaj już standard. Pytanie, czy szyfrowanie jest mechanizmem wystarczającym ze względu na przechowywane informacje. Wyższy stopień zabezpieczeń to zastosowanie do udostępniania technologii VPN. Należy tu pamiętać o jednym, że każdy system informatyczny jest na tyle bezpieczny na ile bezpieczna jest infrastruktura, gdzie system jest osadzony.

Zarządzanie i kontrola nad zasobem to mechanizmy zarządzania użytkownikami i grupami, mechanizm nadawania uprawnień do zasobu w zakresie czytania, edycji i usuwania, a przede wszystkim zabezpieczenia i oddzielenia części o charakterze poufnym od reszty użytkowników. Przykładowo dane kadrowo-płacowe lub finansowe mogą być przechowywane na osobnym serwerze stowarzyszonym lub w przypadku dużego obciążenia w procesie przetwarzania i akceptacji faktur możemy dedykować osobną instancję serwera pod sam proces, nie tracąc spójności repozytorium. Do danych archiwalnych możemy desygnować osobny mechanizm odciążając przestrzeń składowania w ramach serwera produkcyjnego, wszystko w obrębie jednego spójnego systemu. Wszystko zaprojektowane tak, aby korzystanie z systemu było wydajne, ale równocześnie proste przy jednoczesnym zminimalizowaniu kosztów zarządzania samym systemem. To współpraca z zastanym środowiskiem IT, wykorzystanie standardowych protokołów komunikacji i klasycznych narzędzi do pracy z dokumentami. Uruchomienie takiego systemu do pracy z dokumentem elektronicznym gwarantuje standard pracy na najwyższym poziomie, przy zachowaniu dotychczasowych procedur obowiązujących w firmie i jednoczesnym wprowadzeniu dużych oszczędności na wielu szczeblach działalności.