Archiwum elektroniczne
Wyeliminowanie dokumentów papierowych oraz możliwość udostępnienia ich wersji elektronicznych poprzez Internet zapewniają ciągły dostęp do informacji. Stały wgląd i wykorzystanie treści zawartych w dokumentach, kontrola wersji i automatyczne powiadamianie, gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz ogranicza ryzyko utraty wartości intelektualnych przedsiębiorstwa. To użytkownik decyduje o tym co jest dla niego najważniejsze realizując dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na ziemi, z dowolnego komputera, za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej.
Docushare pełni rolę Biblioteki Dokumentów, zbudowanej z dwóch podstawowych elementów:
- Kolekcja – element grupujący dokumenty i obiekty znajdujące się w repozytorium. Kolekcje przechowują dokumenty lub inne kolekcje. Dzięki temu można budować dowolną strukturę repozytorium całkowicie dopasowaną do oczekiwań użytkowników.
- Dokument (obiekt) – element reprezentujący informację wprowadzoną do repozytorium, w postaci skanu, dokumentu MS Office lub w innym formacie
Każdy z elementów systemu jest określony charakterystycznymi dla niego polami opisu - metadanymi. W przypadku bazy dokumentów opartej na Xerox Docushare atrybutem dokumentu tekstowego jest równiez jego zawartość. Określenie charakterystycznych dla konkretnego zasobu indeksów gwarantuje:
- zarządzanie zasobami danych w ramach organizacji
- łatwe uzyskanie informacji o wszystkich zbiorach danych dostępnych dla interesującego obszaru
- lepsze planowanie działań dotyczących pozyskiwania i aktualizacji danych
- możliwość uniknięcia budowy zbiorów danych, które zawierają informacje zgromadzone już przez inne organizacje
Docushare może przechowywać dokumenty w wielu formatach, w tym zeskanowane obrazy, dokumenty elektroniczne, formularze elektroniczne faksy i emaile. Zapewnia funkcjonalność Enterprise Content Management w pełnym zakresie dla każdego rodzaju cyfrowych dokumentów, plików z danymi lub obiektów elektronicznych bez ograniczenia wynikającego z ich formatu. Dane przechowywane są w naturalnym i niezmienionym formacie. Każdy dokument dodany do repozytorium jest opisany klasą dokumentu i związanymi z nią indeksowanymi polami.
