www.dokumenty.pl

Docushare już w podstawowej wersji dysponuje mechanizmami automatyzującymi obieg i zatwierdzanie dokumentów. Każdy nowo wprowadzony lub zmodyfikowany dokument może zainicjować proces akceptacji i dopiero po jego zakończeniu zostanie opublikowany dla szerszej grupy użytkowników.

Proces jest tworzony przez użytkownika bez potrzeby zaangażowania administratora i programisty. Użytkownik w całości zarządza swoimi procesami, których definicja obejmuje:

• Uczestników i ich kolejność
• Wymagane akcje
• Ilość kroków w procesie
• Tryb przekazania i akceptacji
• Sposoby informowania i wyjątki

Użytkownik jest informowany o nowych zadaniach i zdarzeniach przez e-mail lub panel „Moje Zadania”. Raz zdefiniowane procesy można zapisać i wykorzystać ponownie. Procesy mogą być uruchamiane ręcznie lub automatycznie poprzez system np. w momencie pojawienia się dokumentu lub przed jego opublikowaniem.

Każdy użytkownik ma dostęp do dynamicznego raportu z przebiegu procesów, których jest właścicielem. Dodatkowo wskazani użytkownicy mają dostęp do raportów w postaci map procesów.

Procesy mogą być uruchamiane ręcznie, poprzez użytkownika, lub automatycznie poprzez system np. w momencie pojawienia się dokumentu lub przed jego opublikowaniem.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest realizowany poprzez wywołanie procedury „Wprowadź w Obieg”, która poprzez kreatora pozwala użytkownikom, krok po kroku, zdefiniować przebieg ścieżki przetwarzania. Standardowo DocuShare daje użytkownikom duże możliwość definiowania ścieżki obiegu, w tym rozgałęzień, eskalacji, powiadomień itp. Korzystanie z kreatora nie wymaga znajmości programowania.

Podstawowy Obieg Dokumentów DocuShare daje użytkownikom możliwość budowania wieloetapowych procesów workflow, które następnie mogą zostać zapisane i użyte ponownie. Każdy taki zapisany workflow może być dostępny dla wszystkich użytkowników lub mieć status Prywatny. Ponadto zdefiniowane Obiegi Dokumentów można łączyć ze sobą tworząc większe i bardziej złożone sekwencje zdarzeń. Dzięki CPX użytkownicy mogą tworzyć rozbudowane , oparte na treści procesy workflow, spójne z realiami biznesu.

Dostępne rodzaje zadań w workflow:

• Akceptuj lub Odrzuć – Prześlij dokument do listy odbiorców w przypadku, gdy wymagana jest binarna odpowiedz (tak lub nie). Dodatkowa konfiguracja:
• Równolegle, wszystkie odpowiedzi – Dokument musi być zatwierdzony przez wszystkich odbiorców zanim proces przejdzie dalej.
• Równolegle, jedna odpowiedź – Tylko jeden użytkownik z listy musi zatwierdzić dokument, by został on przekazany dalej. Jeżeli pierwsza odpowiedź będzie negatywna to proces zostanie anulowany.
• Równolegle, Większość odpowiedzi – Workflow zlicza odpowiedzi do momentu, gdy co najmniej połowa użytkowników odpowiedziała i podejmuje decyzje na podstawie porównania ilości głosów zatwierdzających i odrzucających.
• Przejrzyj i Dokonaj Zmian – Dostępne opcje są takie same jak te opisane powyżej. Dodatkowo użytkownicy mogą wprowadzić do procesu wersje robocze dokumentu ze swoimi poprawkami. Wersje robocze są dostępne, w zależności od wyboru, dla właściciela workflow lub wszystkich uczestników.
• Potwierdź Odbiór – Odbiorcy mogą potwierdzić odbiór dokumentu lub odłożyć potwierdzenie. Jest to bardzo efektywny sposób na publikowanie ustaleń i innych dokumentów, których odbiór musi zostać potwierdzony przez użytkownika.
• Do Informacji – Jest to pewna metoda wysłania informacji do odbiorcy, alternatywna do email. Ma tę przewagę, że może być audytowana.

Po zdefiniowaniu co ma zostać wykonane, inicjator definiuje kto ma wykonać zadanie i w jaki sposób mają zostać obsłużone wyjątki i eskalacje:

• Wykonawcą zadania w workflow może być zarówno Użytkownik jak i Grupa. W przypadku wysyłania zadania do Grupy, workflow, zamiast sekwencyjnie, rozsyła zadanie równolegle do członków grupy. Odbiorcy zadania mogą zostać wybrani z listy Grup i Użytkowników DocuShare lub z listy „Ulubionych” użytkownika inicjującego. Grupy mogą zostać rozwinięte, co umożliwia usunięcie poszczególnych członków grupy z listy odbiorców zadania. Kolejność odbiorców jest ustalana poprzez przesuwanie ich w górę lub dół listy. Zarówno grupy, jaki i indywidualni użytkownicy mogą być odbiorcą tego samego zadania w workflow.
• Inicjator Workflow może być powiadamiany za każdym razem, gdy dokument przechodzi przez etap akceptacji i w momencie zakończenia procesu. Inicjator decyduje również jak obsługiwać wyjątki. W przypadku, gdy ktoś nie wykona zadania w przydzielonym czasie workflow może wysłać przypomnienie email, przejść do następnego kroku lub anulować proces.
• Wszyscy użytkownicy mają dostęp do zadań (przypisanych przez nich lub do nich) poprzez odnośniki w interfejsie WWW. Odbiorcy mogą być informaowani o przydzieleniu zadania poprzez email (ustawienie wykonywane przez użytkownika). Inicjatorzy mogą zadecydować o zachowaniu zakończonego procesu workflow.

Dodatkowo, Obieg dokumentów umożliwia:

• Równoczesne przesyłanie wielu dokumentów
• Powiązanie szablonu workflow z kolekcją, i automatycznie uruchomienie procesu podaniu nowego dokumentu do określonej lokalizacji.