www.dokumenty.pl

DocuShare został zbudowany od podstaw tak by wspierać aktywną wymianę wiedzy w rozproszonych zespołach. W najnowszej wersji DocuShare i DocuShare CPX, narzędzia do współpracy są umieszczone w centrum procesów biznesowych i workflow treści, umożliwiając tym samym pracę rozproszonych zespołów:

• dostęp i pełna funkcjonalność realizowane są przez standardową przeglądarkę internetową niezależnie od platformy (żadnych pluginów, appletów lub ActiveX)
• nie wymaga zewnętrznego serwera LDAP lub AD, brak ograniczeń dotyczących nazwanych użytkowników.
• wysyła powiadomienia poprzez dowolny, zgodnym z SMTP, serwer pocztowy
• prezentacja dokumentów w formacie HTML po stronie serwera
• obsługa WebDAV umożliwia wymianę dokumentów na poziomie aplikacji na wielu systemach operacyjnych. (Mac OS X, Windows 2000, Windows XP).
• użytkownik końcowy decyduje o tym, kto może czytać lub zapisywać we wspólnym kontenerze (kolekcji)

Na bazie funkcji zarządzanie treścią, DocuShare oferuje bogaty zestaw narzędzi wspierających współpracę w oparciu o treść:

• kalendarze zespołu
• fora dyskusyjne
• definiowane przez użytkownika ścieżki obiegu dokumentów
• definiowane przez użytkownika grupy i zespoły
• mechanizm subskrypcji - powiadamianie zespołu o aktualizacji treści
• definiowane przez użytkownika metadane
• zarządzanie zdarzeniami i zadaniami poprzez Obiegi Pracy
• Wiki (WYSWIG) zapewnia dynamiczne tworzenie i kontrolowanie przez użytkowników wspólnych treści.
• Blog (WYSWIG) zapewnia dynamiczne dzielenie się wiedzą i dystrybucję specyficznych informacji.
• udostępnia komentarze by zarejestrować informacje i uwagi wielu członków zespołu na temat danego obiektu w repozytorium.
• osobiste strony domowe zapewniają porządkowanie danych projektowych
• RSS/Atom przyspiesza szybkie przekazanie informacji o nowych elementach
• dwukierunkowa wymiana informacji pomiędzy kalendarzem Outlook i DocuSharez umożliwia przechowywanie wiadomości email, zadań, dyskusji i innych treści bezpośrednio z Outlook.

Dodatkowo, DocuShare CPX zapewnia wiele innowacyjnych funkcjonalności:

• do wsparcia pracy grupowej w oparciu o treść - Obszary Robocze (Workspaces)
• do prowadzenia telekonferencji interfejs WebEx.

Wiki

Wiki umożliwia każdemu nazwanemu użytkownikowi tworzenie własnych stron Wiki i zapraszanie innych użytkowników do jego edycji. Do edycji można wykorzystywać zarówno składnię WikiPedii jak i edytor „WYSIWYG”. Wiki to mechanizm przy pomocy którego można szybko i efektywnie współpracować w celu stworzenia zintegrowanej, dostępnej przez przeglądarkę składnicy wiedzy dotyczącej projektu lub obszaru tematycznego.

Wiki to obiekty, do których zastosowanie mają mechanizmy zabezpieczeń i śledzenia zmian Docushare, dodatkowo każda strona Wiki jest oddzielnym obiektem, który ma swoje, niezależne do strony nadrzędnej, właściwości i uprawnienia. Każda strona może należeć do wielu Wiki lub zawierać dowolny obiekt Docushare (na zasadzie referencji): dokumenty, blogi, kalendarze, dyskusje, inne Wiki, kolekcje czy Obszary Robocze.

Podobnie jak Blogi, Wiki mogą być formatowane zgodnie z definicją CSS dotycząca poszczególnych stron Wiki i postrzegane jako widoki dynamiczne, zbliżone do portalowych.

Blogi

WebLog (Blog) prezentuje sposób myślenia jednego lub więcej użytkowników, i umożliwia publikację wniosków szerszej rzeszy odbiorców. W przeciwieństwie do Dyskusji, Blogi mogą być formatowane przy pomocy CSS. Kluczową innowacją wprowadzoną przez DocuShare jest Moderowany Blog. Wpisy w takim Blogu, zanim zostaną udostępnione muszą zostać zaakceptowane przez Managera Blogu. Dzięki temu treść może być zaopiniowania i zweryfikowana przed publikacją.

Zarówno Wiki jak i Blogi są przechowywane w repozytorium pod postacią podstawowych typów obiektów. Dotyczą ich wszystkie mechanizmy zarządzania treścią, wliczając workflow i uprawnienia/ACL.

Obszary Robocze i Zarządzanie Projektem

Obszar Roboczy jest obiektem specyficznym dla CPX. Łączy kolekcje i treść z użytkownikami reprezentującymi członków zespołu oraz służy jako centrum wymiany informacji, dostarczając kontekst, w którym wykonywana jest praca. Przedstawiony jest jako „portal”, a każdy jego komponent to niezależny portlet. W ogólnym przypadku, Obszar roboczy zawiera:

• treść – elementy treści i kontenerów dostępne z poziomu Obszaru Roboczego.
• członkowie Obszaru roboczego to użytkownicy, pracujący w Obszarze Roboczym. Domyślnie, wszyscy członkowie Obszaru Roboczego mają uprawnienia do Odczytu całej treści w obszarze. Cechą CPX jest detekcja obecności innych użytkowników w portalu co jest sygnalizowane przez ikonę przy nazwie użytkownika.

Opcjonalne, Obszar roboczy może zawierać:

• kalendarz (zdarzeń związanych z Obszarem Roboczym)
• skróty i odnośniki (do informacji szczególnie istotnych dla członków Obszaru roboczego)

Konferencje Web

DocuShare CPX daje możliwość inicjowania konferencji Web w czasie rzeczywistym i wykorzystuje w tym celu usługę WebEx. Zaproszenia wysłane do uczestników konferencji będą zawierać link do treści w DocuShare, tak by mogli oni zapoznać się z materiałami przed konferencją lub w jej trakcie. Dostęp do tych materiałów chroniony jest polisami uprawnień.

Po rozpoczęciu spotkania, gdy spotkanie jest aktywne, organizator może łatwo współdzielić z użytkownikami pulpit i ma do dyspozycji inne narzędzia dostępne przez WebEx (Czat, Sonda, itp.)

Komentarze

DocuShare daje użytkownikom możliwość tworzenia komentarzy dotyczących dowolnego obiektu w repozytorium. Każdy wątek z komentarzami może zawierać wiele wpisów, które są odpowiedni sformatowane i opatrzone datą oraz nazwą użytkownika. Komentarze mogą mieć własny zestaw metadanych i Listę Kontroli Dostępu (ACL).

Agent email

Agent email umożliwia użytkownikom wysyłanie wiadomości bezpośrednio do repozytorium DocuShare. W połączeniu z powiadomieniami DocuShare jest doskonałym rozwiązaniem do efektywnej komunikacji z członkami zespołu, minimalizującym obciążenie sieci i ilości treści email.

Workflow

Obiegi Dokumentów, Reguły Treści DocuShare CPX i zaawansowany Workflow mogą być wykorzystane do przygotowania specyficznych procesów wpierających współpracę:

• automatyczne pobranie metadanych dokumentu i stworzenie z nich widoku dokumentu w formacie XML.
• automatyczne przekazanie dokumentu lub nowej wersji dokumentu do zaopiniowania, zatwierdzenia lub opublikowania.
• ograniczenie funkcji lub właściciela treści wewnątrz danego kontenera (np. kolekcji), np. uprawnienia właściciela obiektu są automatycznie przestawiane z użytkownika który dodał treść na użytkownika kontrolującego treść w danym obszarze.

Dyskusje

Moduł, obsługujący Dyskusje umożliwia prowadzenie wielowątkowej dyskusji na konkretny temat:

• Listy Dyskusyjne (Fora) to obiekty o cechach kolekcji
• Metadane przechowujące notatki, które mogą być dodawane do dokumentów i ich wersji w polu Komentarz.
• Blog gwarantuje możliwość komentowania wpisów na blogu
• Komentarze do dokumentów pozwalają na dodawanie adnotacji, uwag i wyjaśnień również do obiektów powiązanych.

Zewnętrzni użytkownicy

Konto „Tylko do Odczytu” dla użytkowników z zablokowaną opcją dodawania i modyfikacji treści (nawet w przypadku, gdy Lista Kontroli Dostępu dopuszcza taką operację) gwarantuje identyfikację użytkownika nazwanego w systemie. Jest to częste wymaganie przy definiowaniu dostępu do repozytorium dla użytkowników zewnętrznych.

Konto „Gość" (niezalogowany użytkownik) pozwala na dostęp wyłącznie do wybranych treści repozytorium. Takie konto nie posiada loginu i tożsamości, nie może wprowadzać treści ani jej modyfikować. Wielu klientów wykorzystuje konta Gość do udostępnienia treści szerokiemu gronu odbiorców. Aktywność Gościa jest śledzone w celach audytowych i raportowych.

DocuShare obsługuje protokół SSL, więc treść może być bezpiecznie przesyłana przez Internet, a wielopoziomowy mechanizm zabezpieczeń zapewnia kontrolę aż do poziomu indywidualnego obiektu w repozytorium.