www.dokumenty.pl

Kolejnym rozwiązaniem są mechanizmy „Reguł Treści” dostępne w wersji Docushare CPX pozwalające reagować na zmianę zawartości i parametrów dokumentu. Metody te wykorzystywane są do automatyzacji procesu akceptacji, konwersji i archiwizacji dokumentów przechowywanych i zarządzanych przez Docushare CPX.

Przy pomocy Reguł Treści użytkownicy mogą definiować akcje, wywoływane konkretnym zdarzeniem, dotyczące kolekcji, dokumentów, przestrzeni roboczych i większości obiektów DocuShare CPX. Reguła Treści wyzwalana jest, gdy pojawi się konkretne zdarzenie lub zdarzenia dotyczące konkretnego obiektu. Niektóre z cech Reguł Treści to:

• Reguły Treści mogą być tworzone w interfejsie WWW przez dowolnego użytkownika CPX (z uprawnieniami Manager dla konfigurowanego obiektu).
• Reguły Treści, podobnie jak dokumenty w repozytorium, są chronione Listą Kontroli Dostępu, (ACL) co zarządza widocznością reguły dla innych użytkowników repozytorium.
• Reguły mogą być filtrowane na podstawie specyficznych warunków które mogą dotyczyć parametrów treści, metadanych i atrybutów, danych o właścicielu lub czasu i daty.
• Do jednego obiektu może być przypisanych wiele Reguł Treści.
• Reguły mogą łączyć się w logiczne ciągi i tworzyć w pełni automatyczne procesy workflow.

Wyzwolenie Reguły Tresci może nastąpić na skutek:

• Zmiana metadanych
• Dodanie nowej wersji
• Zmiana Właściciela
• Zablokowanie lub wyewidencjonowanie dokumentu
• Odblokowanie
• Zmiana uprawnień
• Zmiana lokalizacji
• Dodanie nowego elementu
• Zmiana statusu workflow (Zatwierdzenie, Odrzucenie)
• Dowolna zmiana

Akcje, które mogą być wykonane przez regułę treści:

• Zmiana jednej lub wielu metadanych
• Zmiana właściciela
• Stworzenie pustego dokumentu (placeholder)
• Dodanie lub zmiana lokalizacji (kopiowanie lub przeniesienie)
• Stworzenie nowej wersji dokumentu
• Wysłanie email z treścią (w postaci linka lub w postaci załącznika)
• Wysłanie email z notyfikacją o zmianie
• Eksport (przeniesienie) dokumentu na zewnątrz DocuShare
• Usunięcie treści
• Stworzenie Kolekcji
• Uruchomienie Obiegu Dokumentów
• Konwersja dokumentów (do nowego formatu)
• OCR dokumentu
• Dodanie rendycji
• Uruchomienie procesu Workflow

Dodatkowo, na zakończenie uruchamiania (przed wyjściem) reguły możliwe jest ustawienie wartości atrybutów wskazanych przez użytkownika.

Workflow

Najbardziej zaawansowane mechanizmy obiegu dokumentów i procesów decyzyjnych udostępniane są poprzez Enterprise Worklfow będący elementem Docushare CPX. Korzystając z graficznego środowiska projektowania, oraz pełnej integracji z J2EE możliwe jest tworzenie zaawansowanych obiegów uwzględniających współpracę z zewnętrznymi systemami informatycznymi użytkownika, oraz dopasowującymi się dynamicznie do zmieniającej się sytuacji.

Przy pomocy narzędzi DocuShare CPX możliwe jest budowanie zaawansowanych procesów workflow w intuicyjnym interfejsie graficznym Workflow Studio. Studio udostępnia interfejs graficzny, gdzie elementy i kroki workflow mogą być łączone w całość przy pomocy przeciągania ich na ekranie.

Enterprise Worklfow razem z Regułami Treści umożliwiają użytkownikom tworzenie rozbudowanych procesów i budowę specjalistycznych aplikacji biznesowych opartych o teść.

Workflow Studio pozwala na odwoływanie się do i zarządzanie obiektami DocuShare (kolekcjami, dokumentami i użytkownikami) i modyfikacji lub wyzwalania zdarzeń na tych obiektach.

Zapisanie Workflow – Po stworzeniu workflow w Studio, można go nazwać i zarejestrować w systemie DocuShare. Po zarejestrowaniu procesów, można odwoływać się do nich w Regułach Treści.

Administracja Workflow

Standardowo DocuShare zaprojektowany jest tak by twórcami Obiegów i Reguł Treści byli użytkownicy. Ci sami użytkownicy mają też możliwość zarządzania tymi mechanizmami.

• Obieg dokumentów może być administrowany bezpośrednio z interfejsu WWW przez “Moje Zadania” > “Zadania przypisane przeze mnie”.
• Reguły Treści są dostępne i można nimi zarządzać z poziomu właściwości obiektu, którego dotyczą.

Zestaw stron internetowych dostępnych dla administratorów systemu umożliwia, konfigurowanie, monitorowanie i utrzymanie systemu Workflow.

Dodatkowo, klienci z pakietem DSDE otrzymują dostęp do szczegółowej konsoli administracyjnej Workflow, która umożliwia zarządzani i raportowanie wszystkich workflow w systemie, zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i rozbudowanych procesów.

W zależności od tego jak zaprojektowano Workflow, procesy oczekują interakcji z użytkownikiem. Zadania Enterprise Workflow są wyświetlane w ten sam sposób co zadania Obiegu Dokumentów. By uzyskać bardziej zaawansowany interfejs można wykorzystać DSDE np. do integracji z mechanizmami obsługi formularzy.

Kolejki zadań przechowują informację o stanie, mogą być oparte na rolach a ich obciążenie może być zarządzane.

DocuShare wykorzystuje kolejki zdarzeń i notyfikacje systemowe do sterowania wszystkimi wewnętrznymi akcjami, takimi jak aktualizacja bazy danych, uruchomienie mechanizmu indeksującego lub wysyłanie notyfikacji do serwera email.

Podsystemy DocuShare, w tym silnik workflow, może zostać skonfigurowany by „oczekiwać” na zdarzenie określonego rodzaju mające miejsce w Docushare. Na przykład zdarzenie takie jak dodanie dokumentu do kolekcji DocuShare może wyzwolić workflow, który wprowadzi dokument w Obieg w celu akceptacji, zaktualizuje jego metadane i przeniesie obiekt do nowej lokalizacji po zakończeniu procesu.

Poniżej zawarte zostało podsumowanie możliwości wynikających z wykorzystania poszczególnych mechanizmów obiegu dokumentów.