Sposoby składowania
Najprostszy sposób zapisu danych realizowany jest na trwałych nośnikach jednokrotnego zapisu takich jak płyty DVD, CD czy dyski optyczne. Jedyną zaletą takiego medium jest jego trwałość. Niestety rejestracja obszernego zasobu dokumentów na dużej ilości nośników, przy nieumiejętnym zarządzaniu i zagubieniu tylko jednego z nich, powoduje utratę integralności całości archiwum. Dokumentacja zorganizowana na kilkudziesięciu czy kilkuset płytach, staje się bezużyteczną biblioteką zapisanych cyfrowo krążków.
Ze względu na ilość przetwarzanych informacji archiwizujemy każdą porcję danych prezentowanych w formie elektronicznej: pocztę e-mail, skanowane obrazy, dokumenty tekstowe, dźwięk i obrazy ruchome. Format zapisu uwarunkowany jest wyłącznie przez docelową aplikację, która informację ma zaprezentować czy przetworzyć: edytor tekstów, program graficzny lub aplikacja do projektowania przestrzennego.
Dzisiejsze archiwum to nie tylko kopia bezpieczeństwa naszych dokumentów, to przede wszystkim mechanizm zarządzania wiedzą przedsiębiorstwa czy instytucji. To rozwiązania technologiczne, które gwarantują natychmiastowy dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji, dla każdego, kto posiada uprawnienia do ich przeglądania. Właściwie prowadzone archiwum pozwala na udostępnianie, komentowanie i rejestrowania dokumentów w usystematyzowany sposób, a także kontrolę dowolnej partii informacji wchodzącej czy wychodzącej z systemu i weryfikację każdej próby modyfikacji czy usunięcia treści w nie autoryzowany sposób.
Realizowane przez nas rozwiązania w oparciu o aplikacje Xerox DocuShare zapewniają:
- zunifikowany mechanizm składowania, zarządzania i dostępu do informacji w dowolnej formie: pocztę elektroniczną, dokumenty tekstowe, skanowane obrazy, dźwięk i obrazy ruchome
- zintegrowany mechanizm pozyskiwania dokumentów z wersji papierowej
- zaawansowany mechanizm indeksowania i wyszukiwania zawartości po słowach kluczowych, ciągach znaków, zaindeksowanych polach opisowych czy treści poszczególnych dokumentów
- możliwość tworzenia kalendarzy i komentarzy, blogów i tablic wiki
Łatwe zarządzanie cechami dokumentu
Docushare zapewnia możliwość jednoczesnego wyświetlenia treści dokumentu oraz opisujących go cech i atrybutów.
Docushare zapewnia mechanizmy indeksowania i konwersji dokumentów dla ponad 70 formatów dokumentów. Dla stacji użytkownika, który nie posiada aplikacji MS Office, dokumenty w tym formacie mogą zostać skonwertowane do formatu HTML lub PDF, przy zachowaniu oryginalnych plików. W przypadku plików formatu Excel, system może automatycznie generować plik XML zawierający wyłącznie dane pozyskane z pliku oryginalnego. Tak pozyskane dane są indeksowane i mogą być podstawą do budowania raportów lub procesów decyzyjnych.
