W urzędzie
Zarządzanie dokumentami dla jednostek administracyjnych
Xerox DocuShare zapewnia rozwiązanie do zarządzania dokumentami (Enterprise Content Management - ECM) dla jednostek administracyjnych, mające na celu efektywnie uprościć procesy, zminimalizować posługiwanie się dokumentami papierowymi i zaangażować się w aktywne zarządzanie informacją oraz jej dystrybucję do zewnętrznych organów współpracujących. System DocuShare oparty jest o proste i bezpieczne protokoły komunikacji, dzięki czemu zapewnia łatwą i nie wymagająca skomplikowanych czynności implementację, administrację oraz obsługę.
Zgodność z normami prawnymi
DocuShare spełnia wszystkie wymagania stawiane systemom informatycznym do obsługi dokumentów elektronicznych w urzędach. Zapewnia zgodność z Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a także Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z najnowszymi rozporządzeniami dotyczącymi archiwów elektronicznych. Między innymi pozwala na wykorzystanie zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych / DZ.U. 2006.206.1519/, oraz Rozporządzeniem w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi / DZ.U. 2006.206.1518/.
Zaawansowana funkcjonalność
DocuShare pomaga w szybszym dostarczaniu informacji, a dzięki łatwemu dostępowi do właściwej treści, podanej w dowolnym, wybranym przez użytkownika formacie, pozwala na podejmowanie w pełni świadomych decyzji. Wychodząc naprzeciw potrzebom organów administracyjnych DocuShare oferuje następujące możliwości:
- definiowanie bezpiecznych przestrzeni pracy lub przestrzeni projektowych, zapewniających wymianę dokumentów, pracę grupową oraz przepływ zadań
- czasowe dostarczanie jednostkom współpracującym i interesantom informacji, formularzy i podań
- możliwość stworzenia zindeksowanej biblioteki elektronicznej o nieograniczonej pojemności oraz prostych zasadach wyszukiwania
- kierowanie dokumentów i treści w obieg celem ich przeglądania, komentowania czy zatwierdzenia
- zapewnienie dostępu do zawartości przy jednoczesnym przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa, zgodnie ze standardami i przepisami ich dotyczącymi
- gromadzenie wszelkiego typu projektów, inicjatyw lub przetwarzanej treści, wliczając pocztę elektroniczną, w jednej bezpiecznej lokalizacji
- skanowanie dokumentów papierowych bezpośrednio do bezpiecznego repozytorium cyfrowego
- dostosowanie struktury plików do określonej systematyki i architektury organizacyjnej konkretnej instytucji
- zarządzanie korespondencją oraz jej śledzenie, bez względu na format
- spełnienie wymagań ustawy o swobodzie informacji elektronicznej (EFOIA)
DocuShare pozwala na usprawnienie codziennej pracy jednostek sektora publicznego poprzez możliwość udostępniania, pobierania i modyfikowania dokumentu bez względu na ograniczenia geograficzne, funkcjonalne czy wydziałowe. Oparty na przeglądarce internetowej interfejs systemu DocuShare zapewnia użytkownikom podstawy wspólnego uczestnictwa w procesie opracowania, wykorzystania i dostarczania informacji, bez względu na ich technologiczne doświadczenie.
Prosty oraz intuicyjny interfejs DocuShare, umożliwia szybkie wykorzystanie jego znaczących zalet:
- zmniejszenie przestrzeni przechowywania archiwów elektronicznych oraz obsługi dokumentów papierowych
- minimalizacja kosztów reprodukcji dokumentu
- usprawnienie czynności administracyjnych zależnych od dokumentów papierowych
- gwarancja integralności zawartości
- znaczne ograniczenie kosztów wysyłki i obsługi
- zabezpieczenie krytycznych informacji w przypadku klęski lub katastrofy
- optymalizacja istniejących inwestycji IT
- usprawnienie współpracy w rozproszonym środowisku pracy grupowej
- zapewnienie pracy w jednym, bezpiecznym środowisku online, z każdego poziomu organizacji
- zwiększenie skuteczności operacyjnej
Proponowane modele wykorzystania dla organizacji rządowych
Dzięki DocuShare, praca w sektorze publicznym staje się bardziej wydajna, bez konieczności nauki nowego narzędzia lub zmiany sposobu pracy. Bezprecedensowa elastyczność oraz łatwość użycia DocuShare zapewnia organizacjom administracji państwowej zwiększenie swoich możliwości na wiele skutecznych sposobów:
- archiwizacja i zarządzanie dokumentami oraz treściami
- współpraca między wydziałami i agencjami
- przetwarzanie cyfrowych formularzy i zarządzanie nimi
- śledzenie korespondencji
- zarządzanie projektami i robotami publicznymi
- zarządzanie przepływem zadań
- zarządzanie usuwaniem skutków katastrof
- zarządzanie opinią publiczną i wokandami
- zarządzanie wydawaniem pozwoleń oraz ich przestrzegania
- zarządzanie polityką i procedurami
Przejżyj Katalog aplikacji
