www.dokumenty.pl

Xerox DocuShare może przechowywać dowolną porcję informacji w postaci elektronicznej, kontrolować wersje dokumentów, zarządzać, indeksować i wyszukiwać dowolny rodzaj pliku cyfrowego. Dla niektórych z typów dokumentów biurowych dostarcza szereg dodatkowych usług obejmujących min. możliwość automatycznego generowania podsumowania dokumentu podczas wprowadzania do repozytorium lub możliwość generowania przez serwer podglądu w formacie HTML, oferuje obsługę miniatur, metadanych i wiele sposobów prezentacji dla licznych rodzajów treści.

Centralne repozytorium treści zapewnia jej dystrybucję poprzez przeglądarkę internetową dla autoryzowanych użytkowników lub dzięki możliwości zarządzania i przesyłania odnośników do obiektów lub kolekcji, dzięki czemu zyskujemy pewność, że użytkownicy mają dostęp tylko do treści, do której mają uprawnienia.

Zarządzanie użytkownikami

DocuShare umożliwia wykorzystanie różnych typów użytkowników:

• Gość – dostęp do każdej treści niezastrzeżona, dla każdej zakupionej licencji użytkownika DocuShare i DocuShare CPX dokładana jest dodatkowa licencja dla Gościa.
• Tylko do Odczytu – użytkownik, który musi uzyskać dostęp do zabezpieczonej treści, lecz nie wprowadza w niej zmian
• IImage Manager – użytkownik przeglądający obrazy
• DocuShare – użytkownik posiadający dostęp do funkcjonalności DocuShare
• DocuShare CPX – użytkownik posiadający dostęp do funkcjonalności DocuShare CPX

Wszyscy, poza Gościem są użytkownikami nazwanymi.

Uprawnienia/poziom użytkownika uwzględniane są na każdym etapie pracy systemu. Istnieje możliwość ograniczenia widoku dokumentów/kolekcji do wybranych poziomów użytkowników.

Zasady dostępu ustalane są centralnie dla użytkowników, grup i kolekcji – przy zachowaniu elastyczności wynikającej z możliwości indywidualnych modyfikacji.

DocuShare oferuje system zabezpieczeń dostępu do treści oparty na listach kontroli dostępu:

• Odczyt – Użytkownicy mogą pobierać, czytać dokument oraz przeglądać metadane dokumentu
• Odczyt/Zapis – to, co powyżej poszerzone o możliwość dodawania nowej wersji obiektu
• Odczyt/Zapis/Manager – to, co powyżej poszerzone o możliwość zmiany uprawnień, kasowania obiektu i zmiany lokalizacji.

System daje możliwość nadawania niezależnych uprawnienia dla każdej wersji i prezentacji obiektu.

DocuShare charakteryzuje się spójnym interfejsem administracyjnym dostępnym z poziomu przeglądarki internetowej. Pozwala to administratorowi zarządzać wieloma instancjami systemu z jednego miejsca. Funkcje dostępne dla administratora to:

• Zarządzanie obiektami i metadanymi
• Zarządzanie kontami
• Konfiguracja LDAP
• Konfiguracja usług repozytorium
• Zarządzanie procesami workflow
• Zarządzanie regułami przetwarzania treści
• Parametryzacja i konfiguracja witryny
• Ustawienia parametrów logowania
• Konfiguracja dodatków pochodzących od firm trzecich

DocuShare wspiera wiele typów kont Administracyjnych i dynamicznie generuje Interfejs Administracyjny na podstawie roli/poziomu użytkownika:

• Administrator Witryny: Pełen dostęp do wszystkich funkcji administracyjnych w tym wyglądy witryny, konfiguracji, zarządzania treścią i użytkownikami.
• Administrator Treści: Ma dostęp tylko do tych części panelu administracyjnego, które są odpowiedzialne za administrację treścią np. przywrócenie zawartości Kosza
• Administrator Użytkowników: Ma dostęp tylko do tych części panelu administracyjnego, które są odpowiedzialne za zarządzanie użytkownikami i grupami np. Konfiguracja LDAP, scalanie kont użytkowników.

DocuShare oferuje dodatkowe poziomy zabezpieczeń dla konkretnych zastosowań:

• Cyfrowe certyfikaty mogą być wykorzystane do walidacji użytkowników w momencie odebrania email przez DocuShare.
• szyfrowanie treści po stronie serwera.
• wymuszone reguły haseł, w tym format i wygasanie hasła oraz blokowanie kont

Wszystkie zdarzenia systemowe są logowane i zapisywane w bazie danych, co umożliwia prowadzenie audytów i generowanie raportów z aktywności użytkowników w repozytorium.

Kontrola zasobu

Każda operacja zwązana ze zmianą dokumentu powoduje jego zablokowanie na czas edycji. Zablokowany dokument może być przeglądany i pobierany przez innych użytkowników, lecz nie może być zapisany pod nową wersją do momentu jego odblokowania. Wywołanie dokumentu odbywa się przez przeglądarkę internetową lub dostarczonego klienta DS i uruchomienie właściwego edytora dla danego formatu pliku. Zapisanie zmian z pozycji aplikacji, w której dokument był edytowany czy aktualizacja dokumentu poprzez interfejs przeglądarki, spowoduje dodanie nowej wersji do dokumentu w repozytorium i jego odblokowanie.

Kontrola wersji

Architektura DocuShare umożliwia wprowadzenie nieograniczonej liczby wersji zapewniając jednocześnie dostęp do historii zamian dokumentu: kto, kiedy, wraz z komentarzem. Umożliwia weryfikację i powrót do wcześniejszej wersji dokumentu.

Prezentacja dokumentu

DocuShare umożliwia powiązanie wielu sposobów prezentacji dokumentu z każdą jego wersją. To reprezentacja oryginalnego pliku zapisaną w innym formacie i jest wykorzystywana do wsparcia specyficznych zadań biznesowych. Przykładowo dokument Word może mieć postać PDF (umożliwiającą przeglądanie, lecz nie modyfikację treści) lub postac HTML umożliwiającą przeglądanie dokumentu w oknie przeglądarki.

Audyt

Docushare CPX przechowuje historię wszystkich zmian metadanych (atrybutów) związanych z dokumentem. Te dane umożliwiają audyt zgodności z regulacjami lub procedurami jak i przywrócenie wartości metadanych obiektu.

Powiązania

Każdy obiekt przechowywany w DocuShare może być powiązany z nieograniczoną liczbą elementów. Są one obsługiwane przez wewnętrzny mechanizm tworzenia powiązań, pozwalający na obsługiwanie różnych dokumentów jako jednego obiektu. Te funkcje zostały udostępnione również poprzez klienta DocuShare dla Windows i klienta dla Outlook.

Taki mechanizm gwarantuje dostęp do tej samej treści wielu użytkownikom z różnych części zasobu, zapewniając spójność i aktualność dokumentacji, eliminując konieczność wielokrotnego ich kopiowania w strukturze archiwum.

Dodatkowo, oprócz dokumentów tworzonych w aplikacjach zewnętrznych takich jak np. MS Word, DocuShare oferuje szeroki zestaw obiektów typu Blogi, Wiki, Dyskusji czy Kalendarzy z możliwością tworzenia powiązań.

Dostęp do treści

Każdy obiekt w systemie opisany jest poprzez unikalny identyfikator, określający jego postać w repozytorium oraz kolejny numer nadany w momencie jego rejestracji. Każdy z obiektów posiada bezwzględne odniesienie URL do przechowywanej treści, co umożliwia realizowanie dostępu do zawartości na poziomie sposobu prezentacji, np. poszczególnych wersji dokumentu, a nie wyłącznie na podstawie jego reprezentacji, np. formatu zapisu.

Usunięty dokument z repozytorium przez użytkownika nigdy nie jest usuwany z systemu. Wyłącznie administrator ma możliwość zupełnego wykasowania lub odzyskania treści z "kosza". Identyfikator usuniętego obiektu nigdy nie jest zwalniany na potrzeby przypisania go innej treści.